Rounded Rectangle: رموز برقراری ارتباط توسط مدیران موفق

كد ساعت و تاريخ

Text Box: مترجم: هوتسا عسکری نسب
منبع: Forbes
مدیران موفق، مهارت خاصی در برقراری ارتباط دارند؛ اما لزوما نباید سخنوران عالی باشند. رموز چگونگی برقراری ارتباط ماهرانه، به ندرت در دانشگاه‌ها و مراکز علمی‌تدریس می‌شود. تاکید سیستم‌های آموزشی از ابتدا بیشتر بر تمرکز بر خود، لغات، نطق، ارائه، دستور زبان، علم نحو و از این قبیل موارد بوده است. 
 
البته نمی‌خواهیم چنین مطالب مهمی را ‌که باید فراگرفته شوند کم ارزش قلمداد کنیم، بلکه نکات ظریف در ارتباطات، همچون تمرکز بر دیگران که مدیران شدیدا به یادگیری آن نیاز دارند نیز ‌باید در نظر گرفته شود. در واقع این توانایی، تاثیر مستقیم بر برنامه‌ریزی‌ها دارد؛ به طوری که افراد با توانایی ارتباط قوی از دیگر اشخاص تفکیک می‌شوند. در این مقاله به بررسی خصوصیاتی می‌پردازیم که در صورت استفاده مداوم به ایجاد ارتباطات بهتر کمک خواهد کرد.
با وجود اینکه اکثر مدیران بیشتر زمان خود را به نوعی در موقعیت‌های اجتماعی و ارتباط با دیگران می‌گذرانند اما تعداد زیادی از مشکلات سازمان‌ها در نتیجه ارتباطات ضعیف به وجود می‌آید که همین تضاد، نشان دهنده نیاز به داشتن رهبرانی با قابلیت‌های برقراری ارتباط موثر می‌باشد. عوامل مهم و اساسی در موفقیت‌های حرفه‌ای عبارت است از ایجاد روابط موثر بین افراد در درون یا خارج گروه درکل سازمان و کلیه سطوح. برقراری و توسعه ارتباط مناسب به خصوص در شرایط سخت همیشه به آن آسانی که تصور می‌شود، نیست.
مهارت‌ها یا دانش‌های اکتسابی تنها زمانی ارزشمند هستند که در صورت نیاز بتوان از آنها عملا استفاده کرد. در واقع، اولین وجه اشتراک میان ارتباط برقرار کنندگان بزرگ، درک و حس بالایی است که نسبت به محیط و شرایط دارند؛ در ضمن آنها شنوندگان دانا و دقیقی هستند و به خوبی متوجه حالات، پویایی، نگرش‌ها، ارزش‌ها و نگرانی‌های دیگران می‌شوند. آنها نه تنها درک خوبی از محیط پیرامون دارند، بلکه شیوه بیان خود را بدون کمترین اشتباهی با محیط مذکور تطبیق می‌دهند. گفته‌های این افراد هیچ ارتباطی با راوی ندارد، بلکه صد درصد درباره برآورده کردن نیازها و انتظارات افرادی است که با آنها در ارتباط هستند.
چگونه مهارت‌های خود را به عنوان یک ارتباط‌گر عالی تکامل دهید؟ در صورت رعایت موارد زیر به چنین مرحله‌ای خواهید رسید: 
1. از دروغ و فریب دوری کنید:
در اکثر موارد، مردم برای افرادی که به آنها اعتماد ندارند به راحتی درد و دل نمی‌کنند؛ اما در صورت قابل اعتماد بودن رهبر، وقت گذاشته و حاضر به انجام خطر هستند. البته اگر مدیر شخصیت ضعیف و نادرستی داشته باشد هرگز چنین ارتباطی برقرار نمی‌شود. مردم به ندرت به کسی که صرفا به دنبال اعتماد آنان باشد، اطمینان می‌کنند. بهترین راه ایجاد اعتماد از طریق عملکرد صحیح، تفکر و تصمیم گیری ممکن می‌شود. به خاطر داشته باشید مردم در صورت وجود اعتماد، بسیاری از مشکلات را می‌بخشند؛ اما در غیر این صورت حاضر به بخشش نیستند. 
2. خودمانی باشید: 
میزان اطلاعات شما برای مردم اهمیت ندارد؛ مگر اینکه متوجه شوند شخصا به موضوع اهمیت می‌دهید. بر اساس تئوری کسب و کار قدیمی، مدیران باید فاصله را با دیگران حفظ کرده و ارتباط نزدیک برقرار نکنند که در این صورت در تاریکی و جهالت خواهند ماند و تنها بخش خاصی از حقایق نصیبشان می‌شود. اگر روابط عمیق و معناداری را با افراد برقرار نکنید هرگز متوجه تفکرات و نظراتشان نخواهید شد و احتمالا زمانی متوجه می‌شوید که دیگر خیلی دیر شده است. 
3. صریح باشید:
صراحت به مراتب بهتر از ابهام است سعی کنید بر روی ارتباط صریح با دیگران تمرکز کنید. گفتار ساده و مختصر همیشه بهتر از پیچیدگی و اغتشاش است. اینکه می‌دانید چگونه سر اصل مطلب بروید و روی مسائل اصلی و با ارزش تمرکز کنید خیلی مهم است این دقیقا همان کاری است که از دیگران انتظار دارید نسبت به شما انجام دهند. بدون درک اهمیت گفته‌های مختصر و صریح، بعید به نظر می‌رسد از عهده ارتباط با اشخاص مختلف برآیید. هدف، رهایی از دست انجام کارهای غیرضروری و رسیدن به یک ارتباط بهینه است. 
4. تمرکز بر داشته‌ها و نه بر نداشته‌ها: 
بهترین ارتباط برقرار کنندگان نه تنها در یادگیری و جمع‌آوری اطلاعات به هنگام ارتباط، مهارت دارند بلکه در ارائه نظرات، هماهنگی انتظارات، اقدام الهام بخش و وسعت دید نیز تبحر دارند. یکی از راه‌حل‌های مناسب جهت رسیدن به اهداف، برقراری تعاملات از طریق اولویت‌دهی به ترجیحات طرف مقابل وکمک صادقانه به افراد بدون هیچ چشمداشت و توقعی است. احتمالا چنین حقیقتی منطقی به نظر نمی‌رسد اما با تمرکز شدید بر خواسته‌ها، اميال، احتیاجات و آرزوهای دیگران به جای تمرکز بر برنامه‌های خود، مطالب زیادتری یاد 
خواهید گرفت.
5. تعصب را کنار بگذارید:
تنها عامل مهم و محدود کننده در زمینه قبول فرصت‌های جدید، عدم انعطاف و سخت‌گیری فرد متعصب است. مدیران، درست زمانی که به دنبال افرادی با نظرات و مواضع مخالف هستند روش کاری خود را تغییر می‌دهند، نه با این هدف که دیگران را متقاعد کنند، بلکه برای درک آنچه در ذهن آنان می‌گذرد. جای تعجب است که بسیاری از افراد واقعا از نظرات متضاد دیگران واهمه دارند. با افرادی که شما را به چالش می‌کشند، مقابله و برخورد می‌کنند و در عین حال موجب پیشرفت شما می‌شوند، گفت‌وگو کنید. به یاد داشته باشید یک بحث بدون تعصب و همراه با یادگیری حائز اهمیت بیشتری است.
6. سکوت کنید و گوش دهید:
رهبران مقتدر می‌دانند چه زمانی باید صحبت و سکوت کنند. تنها رساندن منظور، نتیجه‌ای همچون یک مکالمه معنادار نخواهد داشت. البته می‌دانید، بهترین حالت تعامل از طریق گفت‌وگو صورت می‌گیرد و نه سخنرانی یا خودبیانگری. وقتی در زندگی به این درک و باور برسید که تنها راه کسب‌علم و دانش از طریق گوش دادن و نه سخنوری است، آنگاه اولین گام را در جهت برقراری ارتباط ماهرانه برداشته اید.
7. یکدلی را جایگزین غرور کنید:
هرگز حرفی نزنید که نتوانید به آن عمل کنید. زمانی که ارتباط همراه با خلوص، همدلی، دلسوزی و نه تکبر و غرور برقرار شود اتفاق‌های خوبی پیش می‌آید. کسانی که با همدلی ارتباط برقرار می‌کنند دارای درستی و خلوصی هستند که در افراد دیگر چنین خصایلی وجود ندارد. درک اصل ارتباطات به نوبه خود خشم را به احترام و شک را به اعتماد تبدیل می‌کند.
8. به معنای پنهان در سخنان دیگران دقت کنید: 
لحظه‌ای درنگ کنید و با یادآوری مدیران بزرگ، متوجه خواهید شد که مهارت خاصی در دریافت معنی سخنان پوشیده، همچنین توانایی خارق‌العاده‌ای در درک مطالبی که هنوز گفته، مشاهده یا شنیده نشده، دارند. رهبران دانا می‌دانند که هنوز باید مطالب بیشتری یاد بگیرند. در چنین عصر ارتباطاتی، همه در برقراری ارتباط و نظرات خود عجله دارند اما متوجه نیستند که ارتباط باید با دیگران برقرار شود. با چشم و گوشی باز و سکوت، متعجب خواهید شد که چگونه سطح یا آگاهی سازمانی شما بالا رفته است.
9. هنگام صحبت بدانید درباره چه مطلبی حرف می‌زنید:
اگر در مطرح کردن موضوعات مهم تخصصی ندارید آنگاه تعداد کمی ‌به شما توجه خواهند کرد. اکثر افراد موفق، علاقه چندانی به صحبت‌های بی‌ارزش عده‌ای که فقط به دلیل خودنمایی، وارد هر گفت‌وگویی می‌شوند، نشان نمی‌دهند. نحوه بیان منظور بیش از گفته‌ها دارای اهمیت است. ارتباط برقرارکننده‌های موفق به محتوا و همچنین نحوه بیان گفته‌ها توجه داشته بنابراین، موقعیت خود را به خطر نمی‌اندازند و مردم را تحت تاثیر مفاهیم قرار می‌دهند.
10. با گروه طوری صحبت کنید که انگار با تک تک افراد صحبت می‌کنید:
مدیران همیشه فرصت صحبت کردن با تک تک افراد را به طور خصوصی ندارند. ارتباط برقرارکنندگان موفق، به نحوی با ده نفر در اتاق کنفرانس یا ده هزار نفر در تالار کنفرانس صحبت می‌کنند که انگار با تک تک آنها به طور مستقیم در حال گفت‌وگو هستند. برای داشتن روابطی موفق ایجاد اعتبار، اعتماد و تفاهم الزامی‌است. 
11. در صورت نیاز، گفته‌هایتان را تغییردهید:
یکی دیگر از استراتژی‌های ارتباطات که به ندرت مورد بحث قرار گرفته چگونگی جلوگیری از «به بیراهه رفتن یک گفتگو» است و در صورت اتفاق چه کار باید انجام داد که به آن «برنامه آمادگی و توسعه طرح احتمالی» می‌گویند. بار دیگر، باید به یاد داشته باشید که به منظور ایجاد تعاملات موفق، اهداف شما باید با افرادی که با آنها ارتباط برقرار می‌کنید 
هم جهت باشد. اگر مهارت، همدلی، نظم و ترتیب تاثیر بسزایی نداشته باشد که در هر حال احتمال آن بسیارضعیف است، باید توانایی تاثیرگذاری را از طریق تغییرات ایجاد کنید. به منظور کمک به برقراری ارتباط و ایجاد اعتماد به نفس، از سوالات عالی، طنز، داستان، تمثیل و در صورت لزوم اظهارات جسورانه استفاده کنید. در حالی که گاهی اوقات استفاده از تاکتیک «شوک‌و ترس» به عنوان آخرین راه‌حل، ضروری به نظر می‌رسد.
تصور نکنید فقط به این دلیل که آمادگی گفت‌وگو دارید، دیگران حاضرند با شما صحبت کنند. باید خود را برای هر گفت‌وگوي سازنده آماده کنید. اگر در توجیه گفته خود با دانش، منطق کسب‌وکار، دلیل و همدلی موفق نشدید و متوجه بی‌اعتنایی دیگران به خود شدید، به تقویت یا وضوح گفته‌ها بیشتر احتیاج دارید.
و اما به هنگام برقراری ارتباط، مطمئن شوید که مطلب گفته شده، درست، صحیح، منطقی است و با دلیل و مدرک توسط منطق کسب‌وکار اثبات می‌شود. مهم‌تر از همه، ارتباط تنها درباره نظرات، مواضع یا شرایط شما نیست بلکه درباره کمک از طریق بر آورده کردن نیازها، درک نگرانی‌ها و افزودن ارزش به زندگی دیگران است. مسلما رعایت این موارد از تعداد مشکلات ارتباطی می‌کاهد.